Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy IT i RODO

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy IT i RODO

Poradnik zawiera szczegółowe omówienie elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Opisano w nim zarówno zasady przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, jak i wymagania prawne oraz techniczne dotyczące późniejszego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej elektronicznie.

Jest to pierwsza na rynku wydawniczym książka dotycząca wyłącznie elektronicznego aspektu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, której drugie wydanie zostało rozszerzone także o zagadnienia związane z doręczeniami elektronicznymi oraz używaniem w HR dokumentu mObywatel.

Książka składa się z 10 rozdziałów, z których:

pierwsze cztery rozdziały dotyczą problematyki prawa pracy, czyli głównie zasad podziału dokumentacji na zbiory oraz przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną,
kolejne trzy rozdziały dotyczą kwestii technicznych, związanych z podpisami kwalifikowanymi i wymaganiami dla samego systemu teleinformatycznego,
kolejne dwa rozdziały dotyczącą aspektów ochrony danych osobowych i wskazują, jakie dodatkowe obowiązki wynikają z RODO, gdy firma wprowadza elektroniczną dokumentację pracowniczą,
rozdział 10 jest domknięciem całości i zawiera stanowiska urzędowe dotyczące opisywanej problematyki, które zostały omówione w książce.


W książce wykorzystano wszystkie dostępne stanowiska urzędowe i wypowiedzi oficjalne ze stron internetowych instytucji, które miały wpływ na kształt przepisów dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej w Polsce, a więc MRPiPS (obecnie MRiPS), MC oraz UODO, które w całości zostały zamieszczone w ostatnim rozdziale.

Niewątpliwie atutem książki jest duża liczba przykładów, które doskonale obrazują faktyczne działania, jakie w praktyce musi podjąć firma, aby prawidłowo przeprowadzić proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej. W ten sposób pokazano m.in.:

podział dokumentacji pracowniczej na zbiory,
możliwość etapowego wdrażania elektronizacji,
różne sposoby wykonania obowiązku informacyjnego względem załogi,
wygląd plików XML z metadanymi, które muszą się pojawić w procesie elektronizacji,
sposoby opatrywania dokumentów podpisem i pieczęcią kwalifikowaną,
zagrożenia z punktu widzenia przepisów RODO, które trzeba uwzględnić w ocenie ryzyka dotyczącej takiego procesu.


W książce można znaleźć odpowiedzi na wiele bardzo praktycznych pytań, m.in.:

Jak przygotować się do procesu elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
Jak wybrać oprogramowanie do prowadzenia e-teczek?
Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej może być etapowa?
Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej wpływa na okresy przechowywania tej dokumentacji?
Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej jest powiązana z raportowaniem do ZUS?
Jak poinformować w praktyce pracowników o zmianie postaci prowadzonej dokumentacji?
Jak podzielić dokumentację na zbiory i czy wszystkie z nich muszą być przechowywane w postaci elektronicznej?
Jak prawidłowo zorganizować proces skanowania dokumentów papierowych?
Co to są metadane i jakie ich rodzaje mają być gromadzone w związku z prowadzeniem elektronicznej dokumentacji pracowniczej?
Jak przenosić dokumentację pracowniczą pomiędzy systemami teleinformatycznymi?
W jakich formatach plików mogą być przechowywane dokumenty?
Jak należy wydawać kopie elektronicznych dokumentów pracownikom?
Kiedy i w jaki sposób powinny być usuwane dokumenty elektroniczne z e-teczek?
Jak prawidłowo podpisać elektronicznie umowę o pracę?
Jakiego podpisu elektronicznego użyć do różnych rodzajów dokumentów i spraw?
Czy weryfikację podpisu elektronicznego można robić każdą aplikacją?
Do czego wykorzystujemy znakowanie czasem?
Kiedy można wykorzystać kwalifikowane pieczęcie elektroniczne?
Czy elektronizacja dokumentacji pracowniczej nakłada dodatkowe obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych?
Jak wybrać oprogramowanie, aby było zgodne z wymaganiami RODO?
Jakie dodatkowe obowiązki należy wypełnić, aby wdrożyć e-teczki i móc wykazać rozliczalność na gruncie RODO, nie narażając się na kary finansowe?
Czym różni się forma i postać elektroniczna dokumentu i jaki ma to wpływ na prowadzenie e-teczek?
Jak zmiany w Kodeksie pracy wprowadzone w 2023 r. wpływają na proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
Jak wdrożenie pracy zdalnej w organizacji może ułatwić prowadzenie e-teczek?
W jaki sposób działy HR mogą wykorzystać profil czy dokument mObywatel?
Jak na digitalizację procesów HR mogą wpłynąć elektroniczne doręczenia, które będą wdrażane od grudnia 2023 r.?
Jak będzie wyglądał krajowy system doręczeń elektronicznych?
W jakich przypadkach możliwe będzie wykorzystanie e-doręczenia w komunikacji z pracownikami?
Czy pracownik może wysłać wypowiedzenie umowy o pracę przez e-Doręczenie?
Jakie nowe wymagania techniczne wprowadzono dla plików XML w lipcu 2023 r.?


Dodatkowym atutem są autorzy opracowania, którzy reprezentują dwa światy: prawniczy i informatyczny, dzięki czemu książka stanowi kompleksowe ujęcie problematyki i pozwala na właściwe przygotowanie się do wdrożenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Problematykę opisano dzięki temu z trzech perspektyw: prawa pracy i prawa cywilnego, ochrony danych osobowych oraz IT.